Comment envoyer une lettre en ligne

Qu’est-ce qu’une lettre envoyée en ligne?

Envoyer une lettre en ligne ne signifie pas nécessairement envoyer un courriel. Dans le cas de Postt, vous préparez le contenu à partir d’un appareil connecté à Internet, mais le résultat est une véritable lettre physique destinée à être imprimée, préparée et remise au service postal.

Cette approche réunit la simplicité d’un service numérique et le format traditionnel du courrier. Elle peut être pratique lorsque vous n’avez pas d’imprimante, lorsque vous êtes en déplacement, lorsque vous manquez de timbres ou simplement lorsque vous souhaitez effectuer toutes les étapes à partir d’un même endroit.

1. Préparer votre lettre

La première étape consiste à préparer le contenu que recevra votre destinataire. Avec Postt, vous pouvez rédiger une lettre directement en ligne ou utiliser les options de téléversement offertes par la plateforme lorsque vous avez déjà préparé votre document.

Si vous partez d’une page blanche, concentrez-vous d’abord sur le message : pourquoi écrivez-vous, quelle information le destinataire doit-il comprendre et quelle action attendez-vous de lui? Une lettre claire est généralement plus facile à lire lorsqu’elle possède un objet précis, des paragraphes courts et une conclusion sans ambiguïté.

2. Indiquer le destinataire

L’adresse du destinataire détermine où la lettre doit être acheminée. Saisissez soigneusement son nom, son entreprise lorsque cela s’applique, son adresse, sa ville, sa province ou son État, son code postal ou ZIP code et son pays.

Une faute dans une adresse peut retarder un envoi ou empêcher sa livraison. Vérifiez particulièrement les numéros d’unité ou d’appartement, l’orthographe de la rue et le code postal. Postt prend actuellement en charge les destinataires au Canada et aux États-Unis.

3. Ajouter l’expéditeur

L’adresse de l’expéditeur identifie la personne ou l’organisation à l’origine du courrier. Utilisez une adresse complète et actuelle. Elle peut également être importante si le courrier ne peut pas être livré et doit être retourné.

Pour du courrier professionnel, assurez-vous que le nom de l’organisation et les coordonnées utilisées correspondent à l’identité que le destinataire s’attend à voir.

4. Choisir les options d’impression

Une fois le contenu et les adresses préparés, vous pouvez choisir les options d’impression disponibles pour votre lettre. Selon vos besoins, Postt permet notamment de sélectionner l’impression en noir et blanc ou en couleur ainsi que le mode d’impression offert dans le parcours.

Ces choix peuvent avoir une incidence sur la préparation de l’envoi et sur son prix. Le récapitulatif vous permet donc de voir les renseignements pertinents avant de confirmer votre commande.

5. Vérifier avant l’envoi

La révision finale est une étape importante. Relisez le contenu de la lettre, confirmez le nom et l’adresse du destinataire, vérifiez l’adresse de l’expéditeur et assurez-vous que les options d’impression correspondent à ce que vous souhaitez.

C’est aussi le moment de vérifier l’aperçu et le nombre de pages. Si la lettre contient une date, une somme d’argent, un numéro de dossier, une échéance ou toute autre information importante, accordez-lui une attention particulière avant de payer.

6. De l’écran à la poste

Après la confirmation et le paiement, le travail numérique devient un envoi physique. Postt prend en charge la préparation nécessaire au service : impression de la lettre, préparation du courrier, affranchissement applicable et mise à la poste.

Vous pouvez ainsi effectuer le processus sans devoir imprimer le document vous-même, acheter une enveloppe, chercher des timbres ou vous déplacer uniquement pour déposer votre lettre.

Quand utiliser une lettre physique?

Le courrier papier conserve une place utile dans de nombreuses situations. Selon le contexte et les exigences applicables, une lettre peut notamment servir à :

• envoyer une communication personnelle à un proche;
• transmettre une demande ou une plainte à une entreprise;
• faire parvenir une lettre professionnelle à un client ou à un fournisseur;
• communiquer une résiliation ou un changement par écrit;
• envoyer une correspondance administrative;
• conserver une forme de communication plus formelle qu’un message électronique.

Pour une démarche juridique, réglementaire ou contractuelle, vérifiez toujours si une méthode de livraison particulière, une preuve de réception ou un délai précis est exigé. Un envoi postal ordinaire n’est pas automatiquement équivalent à un service avec preuve de livraison.

Conseils avant d’envoyer votre lettre

Questions fréquentes